Eén keer per kwartaal treft een aantal Bid & Tendermanagers elkaar in hun peergroup om met elkaar ervaringen uit te wisselen over actuele thema’s die gerelateerd zijn aan hun functie. Het bestuur heeft het thema duurzaamheid als rode draad voor de bijeenkomsten in 2021 gekozen. Tijdens de tweede online bijeenkomst was Wolter van der Vlist te gast. In het gesprek met de elf aanwezigen stond zijn motto “Inkopen met impact” centraal. In dit artikel vind je een weergave van deze sessie.
In zijn introductie gaf Wolter aan dat hij werkzaam is bij de Dienst Justitiële Inrichtingen. Hij is daar onderdeel van de 
directie Facilitair, Huisvesting en Inkoop. Bij deze overheidsinstelling is hij verantwoordelijk voor het bepalen van de strategie en het beleid op het gebied van inkoop. In zijn ogen een uitdagende inkoopportefeuille omdat het vele verschillende facetten raakt waardoor het divers en afwisselend is. In het verleden heeft Wolter bij Randstad gewerkt en begeleidde hij daar de vestigingen met het beantwoorden van tenders.
Inkopen met impact
In het tweede deel van de peergroup werd dieper ingegaan op Wolters motto “Inkopen met impact”. Hij gaf een aantal tips/adviezen hoe je duurzaamheid terug kunt laten komen in de wijze waarop je inkoopt. Dit waren :
- Zorg dat de maatschappelijke opdracht van je organisatie wordt doorvertaald in het te voeren inkoopbeleid;
- Laat leveranciers helpen om deze maatschappelijke opdracht te versterken:
- Nodig je grootste leveranciers uit en vraag wat ze op dit gebied voor je kunnen betekenen;
- Door de dialoog aan te gaan met leveranciers ontstaan er soms verrassende mogelijkheden;
- Leveranciers kunnen soms meer dan ze zelf voor mogelijk hielden;
- Spreek de leverancier aan op zijn eigen competentie. Daar ligt namelijk zijn affiniteit;
- Zet de maatschappelijke opdracht van de organisatie centraal in een aanbesteding.
- Binnen de huidige regels is dit soms erg lastig en ingewikkeld. Het is onduidelijk wat er nu wel en niet moet op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen;
- Probeer te voorkomen dat het een budget gedreven verhaal wordt;
- Denk over de verschillende silo’s heen, hetgeen erg uitdagend is binnen de verschillende overheden;
- Maak gebruik van de bouwblokkenmethode met “virtueel” geld;
- Zorg voor langer lopende contracten;
- Leg de lat hoog waardoor leveranciers worden uitgedaagd en je een andere oplossing gaat krijgen;
- Gebruik naast eindgebruikers ook materiedeskundigen bij het opstellen van de aanbesteding;
- Doe vaker marktconsultaties;
- Vertaal de duurzaamheidsaspecten door in de gunningscriteria.
Advies
Wolter gaf op het einde nog een laatste tip aan de aanwezigen in de sessie. Zijn advies was om je als leveranciers goed voor te bereiden door in een transitieplan te laten zien hoe je kunt bijdragen om de maatschappelijke opdracht te realiseren. Hierbij moet aandacht zijn voor punten zoals :
- Maak helder waar jouw dienstverlening staat ten opzichte van de duurzaamheidsaspecten;
- In welke fase zit mijn dienstverlening;
- Maak alles concreet in absolute getallen;
- Spreek de uitvragende partij erop aan waarom de duurzaamheidsaspecten niet in de aanbesteding staan.
Aan deze peergroup namen de volgende personen deel : Sabrina Lamers (Menzis), Raimon Stevens (KPN), Astrid Bakkes (Yacht), Aris-Jan Verduyn (Central Point), Yvette Naaijkens (Heijmans), Saskia Jager (Renewi), Myrna Hoogendoorn (OneMeeting), Leontien Navest (Capgemini), Alfred de Weert (CSU), Lieuwe Gietema (Ballast Nedam) en Wouter de Wijse (Planon).
We streven erna om van elke fysieke en online bijeenkomst een verslag te produceren. Dit voor het geval leden niet in staat om bij de sessie aanwezig te zijn. Dit betreft zowel de landelijke als regionale bijeenkomsten.
Alle verslagen hebben we verzameld in één overzicht.
