05/02/2022, Peergroup : Tendermanagement

In het commerciële werkveld worden tenders steeds belangrijker. We zien daarnaast de complexiteit in de uitvraag toenemen. Dit betekent dat de tendermanager een niet meer weg te denken rol heeft gekregen in het commerciële 20220205 Peergroup Young Sales Marco van Dongen Christiaan Snoeij Charlotte Janusleven van een sales professional. Vandaar dat tijdens deze online Peergroup bijeenkomst van de Young Sales Professional voor dit onderwerp is gekozen. Als speciale gast was tendermanager van het Jaar Marco van Dongen van HEYDAY Facility Management als expert bij deze bijeenkomst aanwezig. In de vorm van een interview was er alle ruimte voor de aanwezigen om hem vragen te stellen over het vak van bidmanager.

Rol van de bidmanager

 

Als eerste kreeg Marco de vraag hoe hij de samenwerking tussen een sales professional en een tendermanager zou typeren. Hij maakte hierbij een treffende vergelijking waarbij hij de tendermanager als hoogste ambtenaar ziet. Iemand die op de achtergrond de beantwoording organiseert en zorgt dat alles op tijd wordt ingeleverd. Sales is in zijn ogen dan de minister ofwel degene die het gezicht naar buiten is en de daarbij horende activiteiten voor zijn/haar rekening neemt. De rol van Marco stopt zodra de handtekening is gezet. Het is daarna aan het transitieteam en de operatie om het stokje over te nemen. Marco probeert na het contract wel contact te houden met de klant. Voor een eventuele her-aanbesteding of om de klant te benaderen om als referentie op te treden bij een andere aanbesteding.

Tender ontvangen, geen klantrelatie. Wel beantwoorden?

 

Sommige van de aanwezigen vroegen zich af hoe om te gaan met tenders van klanten waarmee geen relatie is. Marco gaf aan dat het lastig manoeuvreren is zodra het een Europese aanbesteding betreft. De vraag is of je dan wel zou moeten beantwoorden omdat de winkansen laag zijn. Focus je op de dingen die je wel kunt winnen, zeker in de huidige arbeidsmarkt met beperkte menskracht. Voor wat betreft een commerciële tender gaf hij de volgende adviezen:

  • Ga op zoek naar mensen die bij het bedrijf hebben gewerkt of uit dezelfde branche komen. Probeer via hen een goed beeld te krijgen van wat er speelt. Voeg deze mensen eventueel toe aan het bid team;
  • Doe deskresearch over het bedrijf. Ga op zoek naar interviews met medewerkers, geschreven artikelen over het bedrijf, gemaakte blog/vlogs vanuit het bedrijf of kijk in de tijdlijn van de medewerkers die bij het bid betrokken zijn. Dit alles om te kunnen achterhalen wat er daadwerkelijk speelt bij de klant;
  • Breng de DMU in kaart en kijk waar eventueel “lijntjes” liggen die je kunt inzetten. Doe dit bij voorkeur op verschillende niveau’s in de organisatie en leg de lijntjes ook op deze verschillende niveau’s;
  • Gebruik voor de formele communicatie richting de klant één persoon zodat men een gezicht gaat krijgen bij jouw bedrijf;
  • Wees brutaal en zoek de randjes op. Het is tenslotte geen Europese aanbesteding waarbij je niets mag en ook wordt buitengesloten op het moment dat je iets doet wat niet is toegestaan.

Hoe een tender te beantwoorden

 

Marco gaf aan dat hij bij de beantwoording werkt volgens een methodiek, het zogenaamd  NOSE-model van Tom Sant. Marco heeft de ervaring dat dit hem een goede basis geeft om een tender te kunnen beantwoorden. Hij gaf vervolgens een toelichting op het model :

  • Needs
    • Dit betreft de behoefte van de klant, deze staat vaak uitgeschreven in de uitgebrachte tender;
  • Outcome
    • In de ogen van Marco het belangrijkste punt in het model, hierbij moet er bepaald worden waar het bedrijf nu echt wakker van ligt en wat ze graag anders zouden willen. Dit staat niet op papier vandaar dat het essentieel is om de klant goed te kennen;
  • Solution
    • Wat gaan we aanbieden op basis van de eerste twee punten. Vaak betreft dit maatwerk en is dus niet iets dat op de plank ligt;
  • Evidence
    • Welk bewijs heb je om te laten zien dat hetgeen je gaat aanbieden daadwerkelijk gaat werken in de praktijk?

Marco gaf aan dat het hierbij belangrijk is dat het team deze vier items in gaat vullen en niet alleen de tendermanager. Zijn/haar rol is om het proces te bewaken zodat er een kwalitatief goede invulling van het model gaat komen.

Optimale samenwerking

 

Om tot een optimale samenwerking te komen tussen een tendermanager en een sales professional is het volgens Marco belangrijk dat er onderling respect voor elkaar is. En dat beide bloedgroepen accepteren dat het om twee verschillende rollen gaat en beseffen dat je elkaar nodig hebt om tot een winnende aanbieding te komen. Het mag hierbij dus best af  en toe schuren. Zonder wrijving geen glans. In zijn afsluiting gaf Marco aan dat het een voordeel is dat hij als  tendermanager ook sales ervaring heeft. De kans is anders groot dat de tendermanager zich alleen richt op het proces van de beantwoording en zich niet kan verplaatsen in de uitdagingen die op het bordje van sales liggen. En dat het bijvoorbeeld moeilijk is om bepaalde noodzakelijke informatie bij een klant boven tafel te krijgen. Daarnaast ziet Marco een tendermanager als goede wijn. In zijn ogen is het een ervaringsvak en dat je steeds beter wordt hoe langer je in deze rol zit.

 

Sales motto's

Salesmotto Luciën Kamps

Sales Director EMEA West Planon Software

Stop met interessant te doen, wees geïnteresseerd!

Meer lezen

Harjan van Velthuizen

Salesmanager bij HSO

“Verkoop zo, dat een klant morgen weer bij je wil kopen. Je relatie met de klant moet oprecht, inhoudelijk en op basis van wederzijds vertrouwen zijn.”

Meer lezen

Salesmotto Christian Vijn

Salesmanager Xebia

Win-Win of geen akkoord!

Meer lezen

Manon van Valenberg

Teammanager New Business & Customer Succes Management, Infoland

Vrijheid, vertrouwen en verbinding

Meer lezen

Bianca Keijzer

Salesmanager, Centraal Beheer

Speel geen spel, maar speel

Meer lezen

Pourya Dadres

Account Executive, Zoom Video Communications

Selling is a craft. Be(come) an artist

Meer lezen

Olivier Rebollo

Business Development Manager voor West Europa

“Mensen doen zaken met mensen”

Meer lezen

Roy Coomans

Accountmanager Industrie

“Ken je klant door en door en zorg ervoor dat je klant jou kent”

Meer lezen

Annemarie Engels

Community Manager

“Connecting people drives sustainable business growth”

Meer lezen

Diana Smith

Business Development Partner

“It takes two to tango”

Meer lezen