Het blijkt dat het hebben van de juiste klantkennis een cruciale voorwaarde is om een tender en/of aanbesteding te winnen. De rol van sales bij een beantwoording is daarmee van doorslaggevende aard. Bij veel organisaties valt bidmanagement wel onder de commerciële organisatie maar zijn geen onderdeel van bv. een salesteam. Vaak is het een zelfstandige unit die rechtstreeks onder de Commercieel Directeur valt. Hierdoor is het vaak lastig om sales goed opgelijnd te krijgen omdat er geen hiërarchische rol is. Tijdens deze peergroup Bid & Tender Management staat daarom de samenwerking met sales op de agenda om de verschillende ervaringen op dit gebied met elkaar uit te wisselen.
Samenwerking met Sales
Bij de aftrap van de bijeenkomst werd begonnen met de opmerking dat de oorsprong van een tender van invloed is op de samenwerking met sales. Het maakt wel degelijk uit of deze vanuit het publieke of private domein komt. Bij een Europese aanbesteding is de rol van sales erg belangrijk voordat deze wordt uitgebracht. Men kan dan nog zijn invloed aanwenden om de juiste dingen in de aanbesteding verwerkt te krijgen. Deze invloed houdt op zodra de 
aanbesteding gepubliceerd is. In de private sector heeft sales gedurende de beantwoording nog steeds de mogelijkheid om contact te hebben met de klant. Dit vraagt een andere manier van samenwerken met elkaar. In de blog van tendermanager van het Jaar 2020 Leontien van Navest wordt een beeldende vergelijking gegeven over de samenwerking tussen sales en bidmanager. De eerste wordt daarin als kapitein gezien en de tweede is dan de stuurman. Op onze website is de gehele blog te lezen. Uit de dialoog kwam een aantal randvoorwaarden naar voren die er toe bij kunnen dragen om tot een optimale onderlinge samenwerking te komen:
- Leg de afspraken over de onderlinge samenwerking duidelijk vast
- Voorkom grijze gebieden:
- Pre-Sales ligt bij de accountmanager;
- Bidmanager komt in beeld tijdens de marktconsultatie.
- Spreek elkaar aan op het moment dat er verzaakt wordt;
- Bewaak als bidmanager dat dit ook wordt nageleefd.
- Voorkom grijze gebieden:
- Zorg dat er gewerkt wordt vanuit één CRM-systeem
- Voorkom dat elke rol met een eigen lijst gaat werken;
- Maak duidelijke spelregels
- Traject niet in CRM, geen ondersteuning van bidmanagement;
- Voorzichtig ingeschatte trajecten krijgen een kwalitatief mindere ondersteuning van bidmanagement;
- Zorg voor een gezamenlijke kwalificatie van de tender op managementniveau
- Spreek duidelijke richtlijnen af hoe een traject hierin wordt ingebracht;
- Wees consequent; input onvoldoende, traject niet meenemen;
- Sales is in de lead, neemt de uiteindelijke beslissing;
- Werk met een standaard vragenlijst om een goede uitvraag te kunnen doen.
- Vier successen samen, en voorkom dat dit alleen op één van de personen (vaak sales) afstraalt.
Er werd afgesloten met de opmerking dat een belangrijke rol voor het management is weggelegd om de samenwerking tot een succes te maken. Deze moet ervoor zorgen dat er geen tegenstrijdige belangen ontstaan tussen sales en bidmanagement. Om dit goed te bewerkstelligen moeten de KPI’s van de verschillende rollen naadloos op elkaar worden afgestemd. Hetzelfde geldt voor de financiële beloningen die soms behoorlijk verschillend zijn en daarmee van invloed op de samenwerking.
