In 2021 was Wout Groeneveld bij de peergroup te gast. Hij presenteerde tijdens deze bijeenkomst de uitkomsten van zijn onderzoek naar 25.000 aanbestedingen/tenders. Hier kwamen de drie belangrijkste gunningscriteria uit waarop door 
organisaties keuzes worden gemaakt. Het implementatieplan is van deze het belangrijkste. Reden genoeg om dit onderwerp tijdens deze online peergroup Bid & Tender Management aan bod te laten komen. Vanuit de peergroup ziet men een tendens dat er steeds meer vraag komt naar prestatiegestuurd werken. Dit heeft tot gevolg dat het implementatieplan ook in belang toeneemt. Men is tenslotte op zoek naar wederkerige afhankelijkheid met een partij. En dus naar een leverancier die de klant echt kan helpen.
Yvonne Peters van bouwbedrijf Heijmans was als speciale gast/expert online aangeschoven. Zij was als implementatiemanager betrokken bij de winnende best practice van Yvette Naaijkens waarmee ze de eerste tendermanager van het jaar werd. Tijdens de interactieve sessie kwam naar voren dat het implementatieplan met name belangrijk is bij grootschalige projecten. Men bracht de volgende ervaringen op dit gebied in:
- Zorg dat de implementatiemanager een daadwerkelijke rol is. Het is niet iets dat iemand uit de operatie er even bij kan doen. Zeker niet bij omvangrijke projecten;
- Het heeft de voorkeur om de implementatiemanager vanaf het begin van de beantwoording erbij te betrekken;
- Bouw best practices op zodat je kunt voorkomen dat je telkens terugvalt op dezelfde ervaren mensen. Het is een zware stressvolle baan, hierdoor is er veel verloop;
- Met name tijdens de concretiseringsfase is de aanwezigheid van deze functie van cruciaal belang voor een succesvolle latere implementatie;
- Voorfinanciering is een belangrijke kostenpost tijdens de implementatie, besteed hier extra aandacht aan in de beantwoording van de tender;
- Denk in een vroegtijdig stadium reeds na over de bemensing van het team dat de implementatie gaat doen.
- Het implementatieplan moet reeds voor de gunning gereed zijn om een vliegende start te kunnen maken;
- Zorg voor een implementatie blauwdruk met checklist die telkens als vertrekpunt dient bij de beantwoording.
In de onderlinge discussie kwamen er ook een aantal aandachtspunten naar voren die gaan spelen tijdens de implementatiefase. Dit valt niet meer onder de verantwoordelijkheid van de bidmanager. Het zijn echter wel punten die aandacht verdienen in de beantwoording van de tender. De volgende ervaringen kwamen voorbij:
- Aan de klantzijde verschijnt vaak een compleet nieuw team met andere mensen. Deze zijn vaak niet betrokken geweest bij de tender
- Een belangrijke rol voor de implementatiemanager is om dan aan het gedachtengoed van de oplossing vast te houden;
- Indien mogelijk, “eis” dat de klant deze mensen in een vroegtijdig stadium in het geheel betrekt. Benoem dit in de beantwoording;
- In de implementatiefase komen punten naar boven waarover door beide partijen nog niet is nagedacht.
- Een belangrijke rol voor de implementatiemanager is om dan aan het gedachtengoed van de oplossing vast te houden;
- Biedt in de beantwoording een structuur aan waarbinnen gewerkt kan worden met deze afwijkende situaties.
- Om veel en langdradige discussies te voorkomen, besteed de werkzaamheden zoals bv. een nulmeting in de verificatiefase uit aan een door beide gekozen partij;
- Om voldoende draagvlak te creëren, start met een informatiesessie met alle betrokkenen van beide partijen om te komen tot:
- Een overall dag-tot-dag planning;
- Een optimale doorlooptijd door efficiënte afstemming;
- Inzichten in afhankelijkheden en kritische paden.
- Besteed voldoende tijd aan de ‘zachte’ kant tijdens de opstart van een project:
- Wie heeft welke rol, hoe weten we elkaar te vinden;
- Wat vinden we belangrijk in de onderlinge omgang met elkaar;
- Wat doen we als het even niet goed gaat in de samenwerking.
Ter afsluiting kwam naar voren dat in sommige tenders het implementatieplan soms wel 30 procent van het aantal punten bij het item kwaliteit bepaalt. Daarnaast bleek dat de implementatiemanager één van de meest gevraagde sleutelfunctionarissen is. Kortom, hiermee is het één van de belangrijkste onderdelen waaraan aan bidmanager zijn aandacht moet geven.
