Uit het onderzoek van Wout Groeneveld naar meer dan 10.000 aanbestedingen kwam naar voren dat het Plan van Aanpak één van de belangrijkste beoordelingscriteria is. Deze uitkomst sluit aan bij de 
ervaringen van de leden van de SMA-peergroup Bid & Tender Management. Men ziet een steeds prominentere plaats voor kwaliteit. Hiermee wordt de prijs langzaam van de eerste plaats verdreven. Om kwaliteit te kunnen leveren is een Plan van Aanpak een cruciaal onderdeel. Genoeg reden om dit het thema te laten zijn van deze peergroup Bid & Tender Management. Een mooie gelegenheid voor de leden om hun kennis en ervaring op dit gebied met elkaar te delen.
Wat is een Plan van Aanpak ?
In een Plan van Aanpak wordt duidelijk weergegeven op welke manier wordt gewerkt en waarom deze werkwijze het beste aansluit bij de klant. Het is daarom belangrijk om alle gunningscriteria hierin mee te nemen omdat de klant hierop een besluit zal nemen. Dit document is hiermee breder dan alleen een implementatieplan omdat er vaak ook aandacht moet zijn voor zaken zoals duurzaamheid, risicobeheersing en beschikbaarheid van voldoende personeel. In het Plan van Aanpak wordt beschreven hoe je met dergelijke items omgaat. Gezien het belang is dit dus de plaats in de beantwoording waarin jij je moet onderscheiden van concurrenten. Door de toezeggingen SMART per item weer te geven zorg je ervoor dat de klant weet wat hij kan verwachten en op welke manier de samenwerking vorm gaat krijgen na gunning van de tender.
Plan van Aanpak in de praktijk
Een interview over het gebruik van een Plan van Aanpak tijdens de beantwoording van een tender met Aris-Jan Verduijn, bidmanager bij Dustin, was de rode draad tijdens deze peergroup. Op basis van zijn antwoorden gaven de andere aanwezigen hun ervaringen op dit gebied, hetgeen de volgende inzichten opleverde:
- Zorg als bidmanager dat bij de start alle neuzen dezelfde kant op staan
- Betrek vanaf het begin alle noodzakelijke in- en externe partijen erbij die nodig zijn om het Plan van Aanpak op te stellen;
- Bepaal de juiste win thema’s ofwel Unique Selling Points. Deze zorgen er namelijk voor dat de klant jouw aanbod selecteert. Zorg er vervolgens voor dat het Plan van Aanpak hierop gebaseerd wordt.
- Toets sales over hun klantkennis. Ervaring van de aanwezigen leert dat een Plan van Aanpak als zeer goed wordt beoordeeld indien dit expliciet op de klant is geschreven;
- Gebruik hierbij accountplannen of methodes als Canvass of het NOSE-model;
- Laat hen bij elke vraag de achterliggende vraag/pijn in kaart brengen.
- Daag de operatie uit om te voorkomen dat er te behoudend wordt gedacht
- Neem hen vanaf het begin mee in de klantvraag waardoor het bij hen meer gaat leven. Hierdoor wordt er vaak beter meegedacht in de oplossing;
- Besteed extra tijd/aandacht indien het maatwerk of innovatie betreft. Dit heeft namelijk meer impact op hun manier van werken dan een reguliere beantwoording;
- Heb aandacht voor hun KPI’s/doelstellingen aangezien deze soms conflicteren met sales;
- Laat de door de operatie aangeleverde teksten door anderen commercieel “vertalen”. Geef hen uiteraard wel de ruimte om op het eindresultaat te reageren;
- Geef hen een gelijkwaardige stem in de oplossing als sales.
- Zorg voor de juiste balans in het Plan van Aanpak zodat hetgeen wordt aangeboden in een later stadium kan worden waargemaakt.
Naast het delen van ervaringen bij het opstellen van een Plan van Aanpak kwam nog een aantal items voorbij:
- Te vaak vindt er na ondertekening van het contract een verandering van het speelveld plaats. Indien mogelijk, zorg ervoor dat degene die aan klantzijde verantwoordelijk wordt voor de uitvoering vanaf het begin bij het traject betrokken wordt;
- Wees vanaf het begin duidelijk over de impact van wijzigingen gedurende de uitrol;
- Zorg voor een goede evaluatie zodat eventuele leerpunten in toekomstige beantwoordingen kan worden meegenomen.
Ter afsluiting kwamen de aanwezigen tot de conclusie dat de beoordeling van een Plan van Aanpak soms voelt als een Black-Box. Daar waar je bij de ene partij uitmuntend scoort is dat soms niet het geval bij een andere partij in dezelfde branche met dezelfde problematiek
