De Go – No Go Analyse stond centraal tijdens deze peergroup Bid & Tendermanagement. We waren deze keer te gast bij Martin Weijmer, eindverantwoordelijk voor het shared service center voor bidmanagement van het segment Large & Corporate Enterprise en de Integrated klanten. Hierin zijn 22 mensen werkzaam om jaarlijks +/- 300 tenders te beantwoorden. In samenspel met commercie wordt de win-strategie van het bid bepaald waarna de bidmanager verantwoordelijk wordt dat dit op de juiste wijze wordt ingevuld. Martin ontving de groep in hun Digital Dutch Xperience Center in Zoetermeer. Tijdens een interactieve sessie stonden we stil bij de manier waarop de aanwezigen de Go – No Go Analyse hadden ingericht. Er werd stilgestaan bij de volgende punten:
- Zorg voor een “review board” die een tender kan beoordelen.
- Alle noodzakelijke disciplines moeten hierin vertegenwoordigd zijn;
- Elke afgevaardigde moet het juiste mandaat hebben. Dit geldt ook voor de vervanger;
- Zorg voor een oneven aantal zodat er altijd een keuze gemaakt kan worden;
- Spreek een reactietijd van de leden af;
- Zorg voor een vaste frequentie waarop het overleg plaatsvindt zodat bij iedereen bekend is wanneer dit plaatsvindt;
- Bewaak de voortgang van het bid om bij veranderingen opnieuw een besluit te nemen;
- Organiseer de mogelijkheid om te escaleren bij een eventuele No Go. Spreek onderling af dat dit beperkt wordt ingezet;
- Laat de binnengekomen tender “presenteren” door commercie. Zorg voor een vast format dat van te voren wordt aangeleverd aan de review board;
- Geef het bidteam de ruimte om hulpvragen neer te leggen.
- Bij binnenkomst van een tender is het noodzakelijk om minimaal te kwalificeren op:
- De oplossing. Wat wordt er gevraagd en kunnen wij dit;
- De prijs. Kunnen/willen we mee in het gevraagde prijsniveau;
- Juridische punten. Wat wordt op dit vlak gevraagd en kan dit aanleiding geven om niet te beantwoorden;
- Beschikbaarheid van resources. Goede forecasting in CRM is hierbij belangrijk zodat hierop gepland kan worden;
- De win-strategie. Indien niet aanwezig, overweeg of je wel wil aanbieden.
- Verzamel data over trajecten.
- Registreer de oorzaak van een No Go. En bepaal voor een vaak terugkerende reden of je dit wel/niet wil veranderen;
- Leg de prijzen vast zodat je binnenkomende trajecten hierop kunt toetsen.
