In de maand mei hebben we een drietal webinars gehouden waarbij de tendermanager van het Jaar 2019, Yvette 
Naaijkens van Heijmans, centraal stond. In haar aftrap stond ze kort even stil bij haar loopbaan bij haar werkgever waar ze in 2007 als Management trainee is begonnen. Deze sportieve Noord-Limburgse heeft Facility Management gestudeerd, waar volgens haar de basis is gelegd om klantgericht te denken en eveneens haar motivatie om het werkveld van de tendermanager in te gaan. Ze zag te vaak dat de klantvraag niet goed werd ingevuld. Momenteel is Yvette regiomanager en mag zij hierbij een nieuwe regio opstarten. Lees meer over de loopbaan van Yvette. Vervolgens stond ze kort stil bij het winnende traject waarop ze de verkiezing had gewonnen, namelijk een tender van Schiphol op het gebied van onderhoud, beheer, vervanging en renovatie met als uitkomst een contract van 9 jaar. In het tweede deel van haar presentatie ging Yvette in op een aantal punten waarvan zij overtuigd is dat dit bijdraagt aan het succesvol invullen van een tender.
Eerst divergeren en dan convergeren
- Dit voorkomt dat je direct in oplossingen gaat denken en eerst de juiste tijd en aandacht besteed aan de winnende bidstrategie. Dit kost Yvette soms een 1/3 qua tijdsbesteding van een traject;
- Wees bevlogen door de klant vraag
- Verdiep je in de klant. Waar liggen zijn uitdagingen en pijnpunten? Dit zou eigenlijk al voor de tender gebeurd moeten zijn. Dit is hét moment om nog beïnvloeding uit te oefenen, gaandeweg het traject wordt dat lastig. Indien mogelijk betrek de tendermanager reeds in een vroegtijdig stadium;
- Welke mensen zijn bij de beoordeling betrokken en zoek over deze personen eventuele informatie op het internet zodat je hiermee rekening kunt houden in de beantwoording van de tender.
- Voer een grondige concurrentieanalyse uit. Kijk waar jouw eigen kracht ligt maar ook die van jouw tegenstanders.
Dit bepaalt mede de strategie qua beantwoording. Breng daarom goed in kaart waar jouw organisatie zich niet goed kwalificeert en zoek naar de juiste punten waarop wel het onderscheid gemaakt kan worden. Aangezien je een tender vaak niet alleen kunt beantwoorden, is het goed om in deze fase ook een marktanalyse te doen. Op deze manier weet je wat er speelt in de markt, wat er nog meer te krijgen is en met welke partners je het bid eventueel zou kunnen invullen. Idealkiter zou je dit voor de start tender al willen weten. - Als voorgaande punten grondig zijn gedaan, dan pas de bidstrategie bepalen en alles gaan uitwerken;
- Neem het volledige team wel mee in deze aanpak, anders raak je mensen kwijt en snapt men niet waar men in het proces zit;
- Kijk naar de Customer Journey om de vraag achter de vraag te ontdekken. Zet bv. proefpersonen in om dit te achterhalen. Let vervolgens wel op in je beantwoording om te kijken wie wat beoordeelt.
Durf te kiezen
- Ga niet voor elke tender die op de markt komt. Om succesvol te zijn moet je de juiste match hebben met zowel de klant als de uitvraag. Voorkom hiermee onnodige kosten die je anders alleen met een hoog scoringspercentage op andere tenders moet terugverdienen. Daarnaast heb je hierdoor meer ruimte om, op de tenders die je doet, vol in te zetten. Hierdoor maak je het verschil richting de klant;
- Kijk of je in jouw eigen organisatie voldoende draagvlak hebt om de juiste parameters te kunnen invullen. Bijvoorbeeld op het gebied van resources maar eveneens voor wat betreft het commitment van het hogere management;
- Haal kennis en ervaring van buiten als je deze zelf niet hebt. Yvette gaf aan dat Schiphol koos voor een Best Value aanpak en dat deze kennis niet beschikbaar bij Heijmans was. Men heeft zich toen laten helpen op dit gebied en hebben mensen ingehuurd die bekend zijn met de aanpak maar ook de klant kenden;
- De juiste focus in de beantwoording is ook van belang. De kunst van het weglaten is enorm belangrijk waarbij Consultative Selling een juiste vertrekpunt is;
- Bij Bid-Kwalificatie kun je gebruik maken van tooling. Belangrijk is wel om op verschillende punten dit te evalueren zodat je zaken intern bespreekbaar kunt maken. Nu gebeurt de kwalificatie vaak op emotie en macht.
Zorg voor een complementair team
- Deze diverse samenstelling zorgt voor onderlinge uitdaging. Yvette gebruikt hierbij de kleurenaanpak van Management Drives;
- Kijk goed welk teamlid in welke fase van het traject past;
- Grijp snel in als iemand niet meer in het team past. Dit voorkomt onnodige frustratie en irritatie en daarmee impact op de voortgang;
Interne communicatie is de sleutel tot succes
- Breng alle interne stakeholders in kaart en neem deze mee in de communicatie;
- Zorg voor een effectief en fris communicatiemodel. Yvette koos bij haar winnend traject bij Schiphol voor een wekelijkse nieuwsbrief. Hierdoor voorkwam ze interne ruis, waardoor ze weinig tijd nodig had om met name het hogere management aangesloten te houden en iedereen dezelfde taal spreekt;
Betrek de gehele organisatie bij de beantwoording
- De tendermanager moet de linking pin zijn tussen de voor- en achterkant van de organisatie. Bij veel organisaties staan deze twee namelijk los van elkaar, en dat is te merken in de beantwoording;
- Laat met name mensen uit de operatie inhoudelijk overtuigende argumenten aanleveren, om zo tot een winnende
tender te komen;
- Zorg na een winnend traject voor een goed dashboard waarop gestuurd kan worden. Het komt nog wel eens voor dat men ook bij de opdrachtgever niet weet wat er afgesproken is en het zorgt er ook voor dat je tijdig kunt bijsturen op afwijkingen. Deze informatie kun je weer gebruiken in toekomstige trajecten;
- Laat een tendermanager meedraaien in de opstartfase van een winnend traject. Het is op deze manier mogelijk om te zien of hetgeen is aangeboden ook daadwerkelijk loopt zoals op de tekentafel is bedacht. Deze kennis kan worden meegenomen in toekomstige tenders zodat je een goed track record op gaat bouwen en je daarmee een USP gaat creëren.
- Indien je de juiste informatie intern niet kunt vinden, blijf volhardend en zoek stad en land af tot je het wel hebt kunnen vinden.
In de ogen van Yvette maakt het niet uit of het grote of kleine trajecten behelst, je zou dit op beide van toepassing kunnen laten zijn. Je moet echt wel deze randvoorwaarden creëren om succesvol te zijn. Tijdens de sessies zijn er uiteraard veel vragen geweest, die niet aan bod kwamen in de presentatie van Yvette. Lees meer over de vragen die voorbij zijn gekomen.
Yvette sloot af met de woorden dat ze haar niet in een hokje moeten stoppen. Zij ziet zichzelf als een soort van duizendpoot die dan weer de rol van tendermanager heeft en dan weer die van commercie. In haar afsluitende zin gaf ze aan dat tenderen eigenlijk gezien kan worden als een droom met een deadline omdat je natuurlijk de vraag van de toekomst invult en je daarmee het bedrijf ontwikkelt waar je voor werkt.
