Het aanleveren van bewijslast is het onderwerp dat centraal staat tijdens deze peergroup Bid & Tendermanagement. We waren te gast op het hoofdkantoor van Sogeti in Vianen. Aanleveren van bewijslast is één van de activiteiten die is voortgekomen uit de Best Value methodiek maar nu ook in reguliere aanbesteding vaak wordt toegepast. De meeste aanwezigen gaven aan dat men dit een goede maar lastige activiteit vindt bij de beantwoording van een tender. Als speciale gast was Ludo Huisman aangeschoven om zijn kennis en ervaring over dit onderwerp met de groep te delen. Ludo is partner bij inkoopadviesbureau Tender People. Hun focus ligt op de publieke sector en daarbinnen heeft men als specialisatie bouw en ICT. Ludo doet dit werk een kleine twintig jaar en heeft daardoor ruime ervaring met het onderwerp. In zijn introductie gaf hij aan eveneens ervaring te hebben aan de andere kant van de tafel omdat hij degene binnen Tender People is die de beantwoording van de bij hun binnenkomende tenders voor zijn rekening neemt. Hij weet daardoor welke uitdagingen op het bord bij commercie liggen. Op een interactieve manier is de groep met Ludo over het onderwerp in gesprek gegaan. Hier kwamen de volgende punten aan het licht:
- Bewijslast is bedoeld om een onderbouwing te geven van de genoemde cijfers in een tender waardoor het voor de beoordelaar in één oogopslag duidelijk moet worden op welke wijze het cijfer tot stand is gekomen.
- Zorg dat de bewijslast vanuit het juiste perspectief wordt geschreven zodat dit kan worden meegenomen in de beoordeling. Als dit namelijk niet het geval is, kunnen de beoordelaars besluiten om het links te laten liggen;
- Betrek de klantverantwoordelijke vanuit de salesorganisatie bij de beantwoording om het juiste perspectief te vinden;
- Bedenk dat het getal alleen weinig zegt. Voor getallen altijd van context. Bijvoorbeeld dooreen referentie of een quote van een klant aan de bewijslast toe te voegen. Indien deze natuurlijk relevant is;
- Overweeg of je wil beantwoorden als er geen relatie met de klant aanwezig is. Het is daardoor extra uitdagend om vanuit het juiste perspectief te gaan schrijven.
- Op bewijslast kun je een tender niet winnen maar wel verliezen. Het is daarom belangrijk om te kiezen voor goede teksten met daarin de juiste woorden.
- Voorkom louter en alleen positiviteit bij de bewijslast. De beoordelaar is op zoek naar het eerlijke antwoord. Het is goed om de mindere punten te benoemen als ook de lessons learned. Een marktpartij die laat zien hoe om wordt gegaan met tegenslagen en daar van leert is misschien wel de echte deskundige partij.
- Let bij het “persoonlijk” maken van de bewijslast op dat dit het beeld bij een beoordelaar kan geven dat men in de uitvoering sterk afhankelijk gaat worden van deze persoon. En dat dit een Single Point of Failure gaat zijn mocht deze persoon wegvallen.
- Besteed meer aandacht vanuit de commerciële organisatie aan de cijfers die als onderbouwing dienen voor de bewijslast.
- Besef indien een item regelmatig terugkeert in een uitvraag dat dit belangrijke informatie voor een klant is. Wellicht goed om hiervoor iets in te richten zodat niet telkens het wiel moet worden uitgevonden;
- Creëer desnoods een functie/rol in het bid team waarbij diegene verantwoordelijk wordt gesteld voor het vinden van de juiste informatie.
- Zoek op de momenten dat dit kan en mag de dialoog met inkoop op. De aanbestedende dienst is zich niet altijd bewust van de effort die nodig is om een goede inschrijving te doen. Onbewust wordt er soms om hele gerichte bewijslast gevraagd.
- De voorfase van het opstellen van een tender of de marktconsultatie is hiervoor het juiste moment zodat het Programma van Eisen nog gewijzigd kan worden;
- Bij de nota van inlichtingen ben je te laat omdat dit tot gevolg kan hebben dan de gunningscriteria moeten worden aangepast;
- Gebruik de evaluatie om dit onder de aandacht te brengen zodat dit bij toekomstige uitvragingen voorkomen kan worden. Daarnaast zal er meer “ingang” bij de inkoper zijn omdat er op dat moment geen commercieel belang meer speelt;
- Ben pro-actief als de vraag onvoldoende concreet is. Door expliciet bijvoorbeeld in de nota van inlichtingen aan te geven wat het effect is van de vraag is er meer aanleiding tot aanpassing. Geef aan als een vraag van te algemene aard is en dat de klant daardoor niet de antwoorden gaat krijgen waar men op zit te wachten.
- Besef de impact bij een beoordelaar als je bij de beantwoording van de bewijslast de randen opzoekt. Te kleine letters lezen bijvoorbeeld niet prettig en kan daardoor irritatie opwekken. Dit zou vervolgens kunnen doorwerken in de beoordeling.
Ter afsluiting van de bijeenkomst werd door de aanwezigen de conclusie getrokken dat in- en verkoop elkaar kunnen helpen om deze activiteit naar een hoger niveau te tillen. Het is daarbij wel belangrijk om te beseffen dat de meerderheid van de leveranciers op dit moment al niet in staat is om de vraag om bewijslast op een juiste manier te beantwoorden.
We streven erna om van elke fysieke en online bijeenkomst een verslag te produceren. Dit voor het geval leden niet in staat om bij de sessie aanwezig te zijn. Alle artikelen hebben we verzameld in één overzicht.
