Door het Corona virus verkeert de wereld in grote crisis. Zoals de minister president het op zijn persconferentie noemde, voeren we een oorlog in vredestijd. En de vijand is dit keer een piepkleine vreemde mogendheid die zich stiekem in ons nestelt. De situatie brengt met zich mee dat we gedwongen worden om oude patronen los te laten en we moeten op allerlei terreinen improviseren om ons leven draaiende te houden. Veel ouders zijn van de een op de andere dag gebombardeerd tot thuiswerker én thuisleraar. En veel professionele activiteiten moeten met alternatieve ‘work-arounds’ worden uitgevoerd. Dat zie je goed in de medische wereld waar onorthodoxe maatregelen genomen moeten worden om de crisis het hoofd te bieden. Uitzendbureaus leveren extra zorgmedewerkers die al een paar jaar uit de zorg waren en waarvan hun verplichte aantekening is verlopen. En er worden mondkapjes gemaakt door bedrijven die daar nog nooit eerder bij betrokken zijn geweest. Ook wordt er versneld beademingsapparatuur ontwikkeld en beleverd omdat de huidige capaciteit onvoldoende is. Deze crisis raakt natuurlijk ook commercie en dan in het bijzonder de (lopende) aanbestedingen met de overheid.
Gebruik gezond verstand bij aanbestedingen
Het is onmiskenbaar dat ook in andere bedrijfstakken procedures moeten worden aangepast om de crisis het hoofd te bieden. In deze zogeheten ‘oorlogstijd’ komen we er niet met het volgen van uiterst zorgvuldige en daarmee gecompliceerde en langdurige procedures. Het bewaken van de rechtmatigheid van bijvoorbeeld inkoopprocedures is en blijft belangrijk maar het bewaken van de doelmatigheid, gecombineerd met snelheid en pragmatisme is nu geboden. De SMA maakt zich er onder de huidige omstandigheden hard voor dat aanbestedings- en inkoopprocedures die ontwikkeld zijn voor een markt in ‘vredestijd’ en waarin alles overzichtelijk en geordend was, nu praktisch en met gezond verstand worden toegepast. Ook als dat betekent dat bepaalde regels wat losser moeten worden gehanteerd.
Die flexibiliteit kan reeds nodig zijn bij het beantwoorden van aanbestedingen. Zo zullen veel bedrijven gebruik gaan maken van de NOW-regeling die de overheid in het leven heeft geroepen om ondernemingen door deze moeilijke tijden heen te gaan helpen. En het kan toch niet zo zijn dat deze vorm van ‘staatssteun’ straks deze zelfde bedrijven diskwalificeert voor het uitvoeren van projecten die via een aanbesteding zijn verkregen. En Nederland mag dan massaal in korte tijd het thuiswerken hebben omarmd, dat wil niet zeggen dat alles vlekkeloos verloopt en dat, om maar eens een voorbeeld te noemen, alle medewerkers bij de noodzakelijke documenten kunnen. Daarnaast kost het thuiswerken veel meer (overleg-)tijd waardoor indieningstermijnen in de knel kunnen komen. Zeker als de gebruikelijke pieken in het jaar voor aanbestedingen (juni en oktober) strikt gehanteerd blijven worden. Het is aan te bevelen dat praktisch en soepel omgesprongen gaat worden met indieningstermijnen en deze beter te spreiden door bijvoorbeeld gebruik te maken van de zomerperiode om partijen de kans te geven kwalitatief goede aanbiedingen te blijven indienen.
Uitvoering van aanbestedingen
En ook de uitvoering van reeds geaccordeerde opdrachten kunnen in het gedrang komen, zo kan het voorkomen dat vanaf de thuiswerkplek niet aan alle beschikbaarheids- en bereikbaarheidseisen kan worden voldaan. Dit zou volgens afspraken in contracten kunnen leiden tot hoge boetes. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn geweest. Ook kan het onder de huidige omstandigheden van groot belang zijn dat betalingen van reeds geaccordeerde opdrachten naar voren worden gehaald om zo organisaties te helpen aan hun verplichtingen te blijven voldoen.
Onder deze uitzonderlijke omstandigheden is het realiseren van de projecten en opdrachten van het allergrootste belang. De zorgvuldigheid en het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures komt naar het oordeel van de SMA op dit moment op de tweede plaats. Gelukkig is er al veel mogelijk. Deze uitzonderlijke en veranderlijke tijden vragen naar onze mening nu vooral creativiteit en daadkracht.
Pieter Paul Verheggen
Voorzitter SMA
Noot: dit blog is mede tot stand gekomen op basis van de inhoud van het webinar die de SMA in samenwerking met inkooporganisatie Nevi, Cinfield en Tenderpeople op 3 april organiseerde en als doel had om in kaart te brengen hoe procedures rondom aanbestedingen in tijden van crisis effectief kunnen worden uitgevoerd. Klik hier voor het gehele webinar.
Mocht je geen lid zijn van de SMA en onze maandelijkse blog willen ontvangen, laat dan hieronder jouw gegevens achter.
