Ingmar Geubels, Business Development Manager Strategic & Major Accounts bij Ricoh, staat deze week centraal in de rubriek “De werkplek van ….” Hij zal hierbij ingaan op de manier waarop zijn (thuis) werkplek is ingericht, hoe hij zijn dagelijkse routine aan de coronacrisis heeft aangepast en op welke manier hij met collega’s en klanten omgaat.
Hoe ziet jouw werkplek eruit?
Sinds begin maart werk ik volledig thuis. We hebben op de eerste verdieping een werkplek ingericht. Voordat Covid-19 haar intrede deed was ik gewend om één keer per week thuis te werken. Hier kan ik prima zitten, fijne lichtinval, weinig geluid, goede WiFi 
en het allerbelangrijkste: lekkere koffie binnen handbereik.
Het Ricoh kantoor is vanaf 25 mei wel weer begaanbaar; ons facilitair team heeft allerlei maatregelen getroffen om ons te helpen die anderhalve meter afstand te houden. 25 mei is erg snel en ik ben er trots op hoe snel en vakkundig zij dit hebben gedaan middels wayfinding en bestickering. Momenteel ga ik wel weer naar kantoor maar alleen als het echt moet. Er zijn een aantal trajecten waarbij het beter is als we elkaar even F2F op zoeken. Daarnaast zie ik ook dat het kantoor een andere functie heeft dan voorheen. Voor mij voelt het nu meer als een ontmoetingsplek waar je bepaalde zaken bij collega’s toetst of in de week legt (waarbij dit in Teams niet altijd even gemakkelijk gaat). Maar over het algemeen zie je mij weinig op kantoor en probeer ik de nieuwe technologie zoveel mogelijk te omarmen.
Hoe ziet jouw dagelijkse routine eruit?
Wij trappen meestal om 9:00 af met het salesteam. Niet om elkaar te controleren, maar meer vanuit interesse en de samenwerking. We hebben best een hecht team en ik vind het prettig om elke dag even de dag te beginnen met elkaar. Als het 9:00 is dan heb ik wel al een work-out gedaan, 3-5KM hardlopen en een kort circuitje in de tuin om fit te blijven. Gelukkig kan ik sinds 1 juli ook weer naar de gym en naar de golfbaan. Als er bepaalde Teams-meetings zijn met klanten, of met andere teamleden, doe ik deze vaak buiten wandelend. Enerzijds om lekker in beweging te blijven en anderzijds om beter te kunnen luisteren. Vooral gesprekken met prospects doe ik het liefste buiten omdat ik dan veel beter kan luisteren zonder afleiding. Op mijn bureau liggen twee telefoons, en je raakt ook snel afgeleid door chat, WhatsApp en e-mail. Daarnaast was het weer de afgelopen weken ook prachtig om lekker buiten te lopen. Wat ik wel merk is dat werk en privé meer met elkaar verbonden raken. Zo heb ik niet specifiek een eindtijd, of een lunchtijd maar is dit elke dag anders. Dat geldt ook voor het werken in de avond als bepaalde output geleverd moet worden. Wel zorg ik dat ik goed eet en veel beweeg tussendoor. Ik heb een smartwatch aangeschaft die me triggert om op bepaalde momenten even de benen te strekken. Meer heb ik eigenlijk niet aangepast omdat ik voor Covid-19 ook al veel bezig was met het onderhoud van mijn lichaam. Enorm belangrijk en meestal onderschat.
Op welke manier volg jij het vakgebied Sales?
Ik lees erg veel van o.a.: Remco Claassen, Dale Carnegie, Simon Sinek, Chriss Voss, Anthony Robbins. Deze mensen inspireren me om bepaalde reflecties toe te passen en zaken in mijn leven te veranderen, heel bewust.Ook heb ik sinds maart veel webinars (2x per week) gevolgd van verschillende partijen die inspelen op sales tijdens Covid, of sales in het algemeen. Denk aan de nieuwe werkplek, social selling, aanbestedingen tijdens een pandemie, veranderingen in de nieuwe wereld. Tot slot praat ik ook veel met collega’s binnen de IT-branche, klanten en met anderen binnen mijn netwerk. Dit helpt me om up-to-date te blijven.
Hoe onderhoud jij jouw contacten met collega’s en klanten
De contacten met mijn collega’s lopen via Teams, WhatsApp, telefoon en dus sinds kort ook weer F2F. En door de technologische ontwikkeling was het helemaal niet vreemd om pas na 2 maanden een collega weer F2F te zien. Omdat we veel met elkaar in contact zijn leek alles gewoon door te gaan. Communicatie met klanten verliep via dezelfde media, en ook daar geldt sinds kort weer F2F. Eigenlijk heb ik niet zoveel hinder van deze nieuwe manier van werken. Voorheen was ik ook al veel digitaal in overleg en ik merk ook dat de drempels die we zien door onszelf worden gecreëerd. Op het moment dat we de technologie gaan omarmen, en een digitaal of virtueel overleg behandelen als een F2F overleg dan merk ik dat er weinig verschil is. Sterker nog, als ik een eerste overleg voer met een prospect merk ik dat je sneller een band creëert op MS-Teams dan vaak F2F het geval is.
A: omdat ik rechtstreeks bij iemand het huis in kijk als ze de achtergrond niet blurren,
B: omdat ze de façade die ze normaal in hun eigen vertrouwde kantoor kunnen neerzetten thuis niet werkt. Ik merk dat klanten en andere mensen in mijn omgeving hier anders mee omgaan nu.
Tot slot merk ik ook dat je in de meeste trajecten veel korter op de bal speelt. Met MS-Teams, Zoom of welke applicatie dan ook merk je dat je agenda’s sneller en korter op elkaar kan aansluiten. Waar een F2F vaak over 2 of 3 weken wordt ingepland is er morgenmiddag in één keer ruimte tussen 16:00 en 17:00 waar men eerder rekening hield met reistijd. Dit zie ik als een groot voordeel. Korter op de bal, meer grip.
Welke tip heb jij voor de SMA-leden?
Ik heb eigenlijk niet één tip, maar drie dingen die ik aan de leden mee zou willen geven:
- Omarm de technologie.
- Ga eens wandelen tijdens een teams-overleg en reflecteer op je luister en interpretatie niveau t.o.v. thuis achter je pc.
- Probeer opvattingen en beperkingen (zoals voelen aan tafel tijdens een F2F) eens concreet te maken voor jezelf en kritisch te kijken in hoeverre je dit echt mist als je een digitale meeting hebt. Ik heb dit gedaan en ik merk weinig tot geen verschil als je de technologie omarmt.
