Het belang van marktconsultatie bij aanbestedingen
Bestaande procedures voor inkopers en verkopers om met elkaar in gesprek te gaan tijdens de aanbestedingsprocedure zijn in de herziene Aanbestedingswet flexibeler geworden. Naar mijn mening is dat een goede beweging. Toch pleit ik ervoor dat partijen in een eerder stadium met elkaar in gesprek gaan, dat wil zeggen: in de periode waarin de aanbestedingsregels nog niet gelden. Een marktconsultatie is voor een inkopende organisatie een goede manier om te verkennen wat de markt te bieden heeft. De aanbesteding is dan nog niet gepubliceerd en de inkopende partij mag op dat moment met iedereen vrij spreken, zolang er maar transparant wordt gehandeld en zolang de verzamelde informatie ook maar transparant terug te vinden is in de offerteaanvraag.
Een van de redenen om aan te besteden is dat de overheid de plicht heeft alle marktpartijen gelijke kansen te geven. Gemeenten en andere overheidsorganen hebben een belangrijke rol voor de ondernemersmarkt. De wet voorziet erin dat die rol wordt geborgd. De wet formuleert dit in grote lijnen als volgt: zaken mogen niet zodanig worden geclusterd dat het contract zo groot wordt dat het MKB op voorhand is uitgesloten. Om die reden zouden gemeenten moeten zeggen: wij willen het MKB een kans bieden en gaan onze inkoopbehoefte in percelen uitvragen. Op die manier is een grote spreiding mogelijk in leveranciers. De nieuwe Aanbestedingswet geeft als richtlijn dat dit in principe moet worden onderzocht
Een kleine of middelgrote gemeente doet vaak zaken met een lokale ondernemer, vanuit een relatie die al langer bestaat. Als zo’n gemeente na verloop van tijd samengaat met andere gemeenten en zo groot is dat er moet worden aanbesteed, dan heeft dat gevolgen voor bestaande relaties en de kansen voor het MKB. Wanneer de aanbesteding in samenwerking met andere gemeenten wordt geclusterd, is de kans groot dat de lokale leverancier achter het net vist. De wet bepaalt dat er geen drempels mogen worden opgeworpen die de kans voor kleine of middelgrote MKB-organisaties om mee te dingen verkleinen. Het ligt dus genuanceerd. Gemeenten kunnen de diversiteit aan leveranciers bijvoorbeeld borgen door enerzijds een contract te sluiten met een grote landelijke ondernemingen en anderzijds met gespecialiseerde regionale organisaties, die goed bekendstaan in de lokale economie. Marktconsultatie door aanbestedende diensten helpt kennis te verzamelen waarmee de aanbesteding zodanig kan worden ingericht dat leveranciers die het best aansluiten bij de behoefte van de gemeente een reële kans hebben om mee te dingen.
Gunningscriteria
De inkoper van de aanbestedende dienst vertaalt de behoefte van zijn organisatie in gunningscriteria voor de aanbesteding. De inkoper zit niet in het beoordelingsteam, maar zorgt wel dat het interne team keuzes maakt op basis van de gekozen methodiek. De uitdaging zit in het maken van een juiste afweging tussen prijs en kwaliteit. De vraag ‘Hoe meet je de kwaliteit?’ is een heet hangijzer en vraagt inzicht in de producten van de leveranciers en in modelinrichting voor de vergelijking van de aanbieders. Als de aanbestedende dienst kiest voor de offerte met de laagste prijs, dan moet dat worden gemotiveerd.
Ook aan de leverancierskant is er meer kennis nodig van aanbesteding- en tendertrajecten. Tenders bieden veel aanknopingspunten voor data-analyse. De voorbereiding op een tender begint voor een leverancier al een tot twee jaar tevoren: welke vragen werden gesteld in de vorige tender? wie heeft er toen gewonnen? Op basis van welke criteria? Vervolgens adviseren wij de leverancier om de eigen bedrijfsprocessen goed te analyseren en op maat in te richten voor de uit te brengen offerte. Dit proces geeft ook de handvatten voor het aansturen van de eigen salesafdeling van de organisatie.
Een leverancier moet zich kunnen verplaatsen in hoe een inkoper denkt en hoe zijn of haar inkoopmodel werkt. We leren mensen niet de gedetailleerde mathematiek achter het model, maar leren hen wel de juiste kritische vragen te stellen over het model. Daarmee krijgen leveranciers stap voor stap inzicht in hoe hun offerte punten krijgt, wordt beoordeeld. In het verificatiegesprek bij de aanbesteding is het mogelijk om na te praten over de beoordeling en te vragen: hoe is men tot deze score gekomen?
Periode na de gunning
In de ‘stand still’-periode na de voorlopige gunning kan er nog bezwaar worden gemaakt tegen de procedure, zowel rechtstreeks bij de aanbestedende dienst via een klachtenprocedure, als via de Commissie van Aanbestedingsexperts als via de rechter. Kleine verschillen in de beoordeling kunnen bepalend zijn voor het winnen of verliezen van de offerte. Het is belangrijk helder aan te kunnen geven waarom een procedure wel of niet goed is gehanteerd.
Het uiteindelijke middel om tegen de gunning in beroep te gaan is verstrekkend. Dit kan alleen via de rechter in een kort geding, waarvoor een advocaat of aanbestedingsjurist wordt ingeschakeld. De meeste MKB-ondernemingen deinzen terug voor juridische stappen vanwege de kosten. Grote ondernemingen hebben diepere zakken en de belangen zijn groot.
Met de kennis over de aanbestedingsregels kunnen leveranciers ‘via de voorkant’ gemeenten of andere overheidsorganen bevragen: Waar hebben jullie behoefte aan? Zijn jullie tevreden met onze dienstverlening? Wat voor soort aanbestedingsprocedure gaan jullie hanteren?
Op voorwaarde dat de transparantie in de informatie is gewaarborgd is marktconsultatie een uitstekende manier om het aanbestedingsproces concurrerend vorm te geven, waarbij de lokale economie recht wordt gedaan. Last but not least: kennis van de markt stelt de aanbestedende dienst in staat haar vraag beter te formuleren, waardoor de marktpartijen in staat gesteld worden onderscheidend aan te bieden.
Deze blog is van de hand van Alexander Reuvers van CINFIELD. Indien je meer wil weten of het onderwerp of met hem van gedachten wil wisselen, hij is te bereiken via : alexander.reuvers@cinfield.nl
