Blog week 38 : Aanbesteden is best leuk

Blog week 38 : Aanbesteden is best leuk

20200918 Blog Alfred de WeertWie de behoefte heeft aan een toverspreuk waarmee hij in één klap ieder gezellig, vrolijk gesprek tussen een groep commercianten kan doodmeppen, hoeft niet lang te zoeken. Sterker nog, je hoeft het niet eens uit te spreken in een groep verkopers. Nagenoeg iedere willekeurige verjaardagsborrel kun je behoorlijk verstieren met deze bovenstaande opmerking. Voor jezelf, wel te verstaan, want opeens sta je met een glas lauwe melk in de bijkeuken naar een diepvrieskist te staren, terwijl de rest lekker verder feest…

Maar ik vind aanbesteden écht leuk. En dat is begonnen toen ik ooit als accountmanager mijn eerste aanbesteding deed, bij een overheidsdienst die al dertig jaar klant was bij mijn werkgever. Wat kon er nou fout gaan, bij zo’n offerte? Je levert wat extra documenten in, je vertelt hoe fantastisch je het al decennialang doet en dat alles stop je in een non-descripte doos; appeltje, eitje!

Enfin, dat ging dus heel erg fout. Een joekel van een klant, zomaar weg. Omdat ik te arrogant was om in te zien dat aanbesteden echt iets anders is dan gewoon een offerte uitbrengen, die je later met een hapje eten, wat bakken koffie en een dagje golfen weer ‘recht trekt’. Dat verlies, dat was echt een stomp in mijn maag, een ‘wake up call’. Vanaf toen ben ik me gaan verdiepen in alle aspecten van overheidsinkoop. Een jaarlijkse markt van 73 miljard euro, met haar eigen spelregels, dynamiek en stakeholders.

En wat is er dan zo leuk aan aanbesteden? Heel simpel; het is moeilijk. Ik heb ooit iemand horen zeggen: “aanbesteden is verkoop voor intellectuelen.” Beetje aanmatigend, maar ergens snap ik het wel. Want om te kunnen winnen, moet je behoorlijk wat competenties inzetten op een hoog niveau. Om er maar een paar te noemen: begrijpend lezen, schrijftalent, juridische kennis, procesmanagement, klantkennis, inzicht in markt en concurrent, creativiteit, visie, punctualiteit, rekenvaardigheid, inzicht in de werkprocessen en het portfolio van je eigen organisatie, gevoel voor design en geduld. Het is onmogelijk dat allemaal in één persoon te vinden, dus aanbestedingen dwingen je ook om in een team te werken. En verplicht samenwerken in een spel vol regels en kaders, dát is best moeilijk. Toch raad ik iedere commerciant aan om meer aandacht te besteden aan aanbesteden als verkoopvorm. Want de wind is aan het draaien…

Als tenderaars zien we dat inkoopprocessen complexer en rationeler worden. Van een vormvrije offerte (“maak maar een mooi prijsje, dan komen we er wel uit…”) naar vormvast, waarin droge tabbladen heel precies ingevuld moeten worden. En niet meer alleen bij overheidsoffertes, maar ook bij tenders van bedrijven. Je hoeft als inkopende organisatie niet aanbestedingsplichtig te zijn, om toch gecharmeerd te raken van de transparantie en procesmatigheid van een vormvaste inkoopmethodiek. Zo is bijvoorbeeld een tenderbestek van Shell vaak een stuk strakker dan een gemiddelde aanbesteding.

We zien ook dat steeds meer bedrijven aanvullende eisen en vragen stellen aan hun leveranciers over maatschappelijke thema’s, zoals duurzaamheid, SROI, goed werkgeverschap en circulariteit. Dat soort vragen beantwoorden, die kreeg je vroeger alleen in aanbestedingen. Maar nu dus ook in gewone tenders.

En tenslotte lijkt ook de inkoper zelf mee te veranderen. Steeds vaker is de inkoper hoogopgeleid en jong (en vrouw). Inkoop is een aantrekkelijk vak geworden op hogescholen en universiteiten, met een sterke beroepsvereniging, eigen hoogleraren en wetenschappelijk onderbouwde methodieken. De nieuwe inkoper laat zich minder gemakkelijk verleiden met een goed gesoigneerd bezoek aan een skybox of een dagje golfen. De nieuwe inkoper zoekt meer inhoud en informatie, en minder vertier. En daarmee verandert de verhouding van een relationele naar een transactionele, bezien vanuit die inkoper.

Kortom: de methodiek en het gedachtengoed van aanbesteden rukt op, ook in het bedrijfsleven. En dat is een kans voor sales-afdelingen die al gewend zijn om heel inhoudelijk en procesmatig te werken. Zo’n afdeling kent u waarschijnlijk onder de naam Tenderdesk of Bid Management. Vroeger de plek waar u de wat stillere, introverte types van uw verkoopafdeling heen stuurde om “jezelf toch nuttig te maken”. Nu steeds vaker de plaats waar professionals op het gebied van procesmanagement, tekstproductie, design, calculatie en wetgeving verantwoordelijk zijn voor een groeiend deel van uw omzet.

De SMA heeft net voor de tweede keer een verkiezing georganiseerd van de Tendermanager van het Jaar. Dat is geen bevlieging, trend of modegril van onze vakvereniging. Het is een aanwijzing dat het professioneel begeleiden van complexe, vormvaste verkoopprocessen een essentieel onderdeel is geworden van commercieel succes. Die stille, introverte types van vroeger blijken opeens precies te kunnen verwoorden wat de klant vraagt?! En zo’n tenderafdeling, die is vaak ooit begonnen met iemand die op een bedrijfsfeestje opeens eruit floepte: “ik vind aanbesteden eigenlijk best leuk…”

Alfred de Weert

CSU

Alfred.de.Weert@csu.nl

 

Mocht je geen lid zijn van de SMA en onze maandelijkse blog willen ontvangen, laat dan hieronder jouw gegevens achter.

 

Aanmeldformulier maandelijkse blog
Share this